Una delle difficoltà che incontrano i Venditori a cui faccio formazione è la gestione del tempo per la trattativa di vendita. Sapere come gestire il tempo per chiudere le vendite velocemente può farti aumentare il giro d’affari e rendere molto più produttiva la tua giornata.

Per risolvere il problema del tempo e della sua scarsità, bisogna partire da un fatto: se riesci o no a fare le cose dipende da te e non dal fatto che il tempo scorra inesorabile.
Se non riesci a fare tutto quello che avevi programmato è perché hai sbagliato la programmazione dei tuoi impegni o non avevi la preparazione per svolgere i compiti  in un periodo di tempo adeguato.
Per fortuna a tutto questo c’è rimedio.

Differenza tra passare il tempo e impiegare il tempo

Uno dei grossi problemi che inducono molti venditori, ma anche manager, a lamentarsi di non avere tempo è determinato da due aspetti:

• calcolo della durata delle attività approssimativo
• mancata programmazione di un tempo da dedicare agli imprevisti.

Come calcolare con precisione la durata delle attività

Per fare il modo che la stima del tempo necessario a svolgere un’attività sia sempre il più corretto possibile ho elaborato una scaletta in 3 punti:

1. Decidi l’ora di inizio e di fine di ogni attività (appuntamento, riunione, programmazione etc)
   Decidere la fine di un appuntamento o di una attività ti permette di mantenere la concentrazione su ciò che stai facendo riempiendo la giornata di mini-scadenze che devi rispettare.
2. Non sottovalutare le perdite di tempo (15 minuti al giorno a fine anno sono 50 ore – 6 giorni – di tempo sprecato)
   Sto parlando di vere perdite di tempo, non di momenti di pausa o di chiacchiere con colleghi e clienti al fine di migliorare la relazione. Facci caso e sono certo che troverai delle attività che potresti eliminare e ora portano via tempo alla tua giornata.
3. Fissare e rispettare dei limiti di tempo per ogni attività.
   Nel tuo elenco delle cose da fare ci sono certamente attività a cui dovrai dedicare tanto tempo ed altre per cui sai che ne basterà poco. Tieni a mente questa distinzione nel momento del lavoro: le attività brevi devono essere davvero brevi.

La gestione degli imprevisti

L’imprevisto è dietro l’angolo in ogni attività quindi qualunque cosa tu abbia programmato di fare nella tua giornata, considera uno spazio per gli imprevisti. Ecco il truco che uso io:

• Pianifica attività solo nel 70% della tua giornata

Nota: ricorda che sei tu a pianificare la tua giornata o che puoi fissare dei paletti se la programmazione ti viene imposta.

Il 30% del tempo restante sarà il salvagente della tua agenda in caso di imprevisti.
Nelle giornate in cui tutto fila liscio, senza intoppi e imprevisti, quel 30% di tempo non programmato ti permetterà di dedicarti ad altre attività non programmate: potrai prenderti del tempo per te, affrontare nuovi problemi o anticipare le attività che avevi programmato per i giorni successivi.

Avere delle priorità aiuta la gestione del tempo

La lista delle attività da fare è sempre lunga e sarebbe bello poterla ridurre in modo rigoroso, lo so, ma quando non è possibile dovresti dare alla tua lista delle priorità.

Come dare le priorità

Ci sono 2 cose importanti da decidere per ogni impegno: la prima è determinare obiettivi e risultati che vuoi vuoi ottenere, la seconda è stabilire le risorse da impiegare. Questi 2 elementi vanno considerati insieme perché se vengono valutati separatamente otterrai una visione distorta e questo potrebbe creare errori nella pianificazione.

Quando avrai chiari i risultati e le risorse di cui avrai bisogno per raggiungerli riuscirai a fissare delle priorità nella tua agenda con estrema facilità perché avrai il quadro completo delle attività da svolgere e una buona approssimazione del tempo necessario per completare ogni lavoro.

La definizione degli obiettivi

Definire gli obiettivi, come detto aiuta la programmazione, a fissare le priorità e a gestire il tempo da dedicare. Come se non bastasse, definire gli obiettivi delle tue attività porta anche altri vantaggi e qui sotto ti elenco quelli legati al processo di vendita:

• identificare con chiarezza quello che bisogna fare e quello che vuoi fare
• pianificare il modo in le cose verranno fatte
• controllare al meglio le operazioni e verificarne il successo
• concentrare l’energia su ciò che è veramente importante (priorità)
• apprendere efficacemente dalle esperienze

Le domande che ti devi fare per una pianificazione efficace del tuo tempo

Per avere una pianificazione efficace del tuo tempo devi periodicamente dare risposta a queste domande:

• Che obiettivi ho?
• Quali sono le priorità?
• Ci sono compiti a lunga scadenza?
• Quanto del tempo futuro è già prenotato?
• Quanto tempo ho a disposizione?
• Quali sono le cose importanti su cui devo concentrarmi?

La gestione del tempo nella trattativa di vendita

Spesso la gestione del tempo della trattativa di vendita non dipende solo dal venditore ma anche dal cliente. Negli anni ho avuto eccellenti risultati segmentando la trattativa.

La segmentazione della trattativa di vendita in fasi permette di:

• non perdere mai il filo del discorso
• valutare non solo il cosa dire e fare ma anche sapere quanto deve ancora essere fatto

Le fasi della trattativa di vendita

Per meglio comprendere la divisione in fasi della trattiva ti riporto qui sotto l’elenco delle fasi:

• Comprensione (amor platonico)
  • Presentazione
  • Quali elementi di tranquillità e sicurezza ha il cliente nello scegliere il nostro prodotto/servizio
  • Definizione delle esigenze del cliente e accettazione delle stesse
  • Proposta commerciale
  • Accettazione della proposta
• Vendita (amor carnale)
  • Richiesta dell’ordine
  • Pressing
  • Appuntamento di ripasso o call-back
  • Discesa sul piano umano
  • Contratto (o ordine di prova)
  • Richiesta di referenze.

Conclusioni

Per aiutarti a commentare questo articolo e a farmi le tue domande ti faccio io qualche domanda alla quale tu potrai rispondere usando la funzione commenti qui sotto:

• Chi gestisce la tua agenda, tu o qualcun’altro?
• Quando programmi una riunione o un appuntamento, fissi sempre l’orario di fine?
• Quanto tempo perdi al giorno a causa degli imprevisti?

Metti la tua risposta nei commenti qui sotto o fammi tu delle domande, risponderò personalmente a tutti.

Ognuno di noi vuole migliorare la gestione del tempo e per questo ne ho scritto un libro intitolato “Il tempo non aspetta nessuno” ma nel processo di vendita il tempo da dedicare alla trattativa può dilatarsi di molto.
Nel Blog di Risorse&Mercato ho scritto diversi articoli che possono aiutare i venditori a migliorare il loro rapporto con i clienti e con la trattativa: li trovi tutti nella categoria VENDITORI.

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri e corsi sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.