Dopo gli articoli sulle riunioni inutili e le riunioni utili, ci occuperemo oggi delle riunioni in negativo, di quanto siano produttive e di come riescano a sanare i malumori che sorgono in azienda prima che diventino più gravi.

La tecnica delle riunioni in negativo per la gestione dei malumori sul posto di lavoro è particolarmente efficace durante gli incontri delle reti vendita ma può essere applicata a qualunque livello del management aziendale.

A seguito di difetti comunicazione o solo negatività e pettegolezzo fanno parte dell’animo umano anche nelle aziende si possono creare dei casi in cui colleghi o sottoposti sviluppino dei malumori.
Non ti devi sorprendere, è molto più frequente di quello che credi ma non pensare che non ci sia una soluzione, infatti sono qui proprio per parlarti di come le “riunioni in negativo” possano aiutarti a rimediare velocemente e senza timori al diffondersi dei pettegolezzi riguardanti la gestione della tua azienda.

Cominciamo dalla comunicazione

Lo psichiatra e psicoterapeuta americano Alexander Lowen asserisce che tra le tante cose che caratterizzano la comunicazione degli individui, ci sono due bisogni prioritari:

• bisogno di avere le informazioni utili (sapere cosa serve per fare bene il proprio lavoro)
• bisogno di non avere le informazioni inutili (non sapere cosa non per fare bene il proprio lavoro)

Questo ci fa capire come la distinzione tra riunioni di lavoro utili e inutili sia soggettiva ma è a seguito di riunioni di lavoro che qualcuno dei partecipanti ha ritenuto inutili che possono nascere critiche sterili, conclusioni affrettate e il “si dice che…”, che originano poi pettegolezzi e dicerie.
Queste incomprensioni sono un diffuse nelle aziende rappresentano un male subdolo e contagioso che s’insinua nell’animo e nella mente delle persone svuotandole delle migliori emozioni.

Un esempio in cui un’emozione si svuota a mio avviso efficace:
Immagina di avere appena portato a casa dalla concessionaria l’auto dei tuoi sogni più ambiziosi. La guardi, le giri intorno e sei felice. Mentre ammiri il tuo nuovo gioiellino ti accorgi di un piccolissimo striscio sulla portiera. Come vi senti? La felicità ti abbandona? Le emozioni cambiano e la macchina non è più uguale ai vostri occhi?

Questo è ciò che succede quando la negatività s’insinua nei discorsi tra le persone e insemina le loro menti.

Ti è mai capitato di essere in ufficio e di sentir parlare male della direzione da parte di un collega?
Hai mai scoperto che i tuoi sottoposti si lamentano delle tue decisioni in tua assenza malgrado nell’ultima riunione o incontro personale che avete avuto con loro, non avessero avanzato nessuna critica?
Forse il motivo è stato un difetto di comunicazione tra te e loro e non hanno capito quali fossero le tue motivazioni.

Come fermare i malumori sul nascere

Il problema del pettegolezzo e della critica alle spalle deve essere affrontato subito, appena scoperto, per evitare che un generi problemi più grandi.
Convoca immediatamente una riunione.
Sarà una riunione utile per te, per tutti i partecipanti e per l’azienda.

Come condurre la riunione

Quando si instaura un “gioco” tra persone (tipo sparliamo un po’ e vediamo cosa succede) svelarlo induce i partecipanti non “giocare” più, ce lo dice l’analisi transazionale.
Quindi:

• Convoca una riunione con tutti gli interessati
• Accogli i partecipanti con positività e grande serenità
• Stabilsci 4 regole:
  • si parte da chi per primo ha voglia di esprimersi senza giro-tavola
  • ognuno può intervenire più volte
  • nessuno critica gli interventi degli altri
  • si parla uno alla volta evidenziando ciò che li disturba
• Chiedi ai partecipanti cosa credono sia negativo in azienda
• Scrivi tutto ciò che viene detto su una lavagna facendo attenzione a segnare ciò che veramente il partecipante intende dire
• Fai fare 5 minuti di silenzio quando saranno finite le considerazioni negative
• Ricomincia chiedendo la descrizione di ciò che è positivo applicando le stesse regole
• Termina con i complimenti e con queste domande:
  • Quali vantaggi traiamo da ciò che abbiamo espresso in negativo?
  • Ciò che abbiamo scritto ci aiuta a crescere e migliorare oppure no?
  • Secondo voi perché ci sono poche considerazioni negative e molte positive? (Sicuramente i punti negativi saranno inferiori a quelli positivi)
  • Le considerazioni negative di cui abbiamo preso nota sono problemi e quindi opportunità di miglioramento o condizioni e quindi non possiamo fare nulla?
  • Ora che ci siamo espressi sulle cose negative, la realtà, nel suo complesso è cambiata? Siamo migliori?

Risultati

Normalmente le persone si rendono conto che molte delle cose che pensavano negative in realtà sono banalità e ci saranno altri vantaggi:

• Chi è stato “untore” di pensieri negativi ne esce umiliato (a livello personale)
• Tu ne uscirai più forte perché avrai dimostrato di non aver paura delle critiche
• Il gruppo ne esce rafforzato e i più deboli avranno maggiori sicurezze
• Avrai imparato quali sono le cose che non vanno e potrai porvi rimedio

Assunto

• La negatività non aiuta nessuno a crescere
• La negatività indebolisce la forza interiore e incupisce le emozioni
• La negatività ci fa andare nella direzione opposta rispetto alla ricerca dell’eccellenza.

Conclusioni

Le riunioni in negativo sono il miglior espediente per sanare sul nascere situazioni di malumore tra i dipendenti dell’azienda e funziona anche per i dirigenti, te lo posso assicurare.
Nella tua carriera ti è mai capitato di affrontare situazioni di critica alle spalle o pettegolezzo?
Come hai risolto la situazione? è stato facile?
Mi piacerebbe che scrivessi poche righe sulla tua esperienza nei commenti qui sotto, così potremmo parlarne insieme.
Risponderà personalmente.
Fammi sapere.

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri e corsi sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.