Comunicare con gli altri è parte importante del tuo lavoro e avere una comunicazione efficace ti permette di essere un manager e un venditore migliore. Ci sono delle facili regole da seguire, eccole.

Comincio a parlare delle regole per una comunicazione efficace facendoti 2 domende:

• La tua comunicazione è efficace?
• Perché ritieni di essere un comunicatore efficace?

Rispondere a queste domande è la base per parlare delle regole della comunicazione efficace.

La base di una comunicazione efficace

Ciò che ho capito in tanti anni che faccio formazione è che non esiste una buona o cattiva comunicazione ma solo una comunicazione efficace.
Parlare in modo efficace non dipende dall’accuratezza con cui parli o dai termini che usi ma dal risultato che raggiungi.

Talvolta un linguaggio rozzo può essere più efficace di un linguaggio raffinato.

Talvolta!

Come inizia il dialogo

Noi tutti comunichiamo. Di conseguenza anche senza rendertene conto, attivi processi di relazione, scambio e comprensione reciproca tra te e il tuo interlocutore. Questo rapporto però non si trasforma sempre in una comunicazione efficace. Giusto?
In questo dialogo, gli aspetti che giocano un ruolo molto importante sono:

• lo sguardo tra gli interlocutori
• la gestualità che accompagna le parole
• il tono della voce
• l’ascolto
• la capacità di comprendersi a vicenda

Nota: Considera che ascoltare è cosa diversa da sentire.

Senza ascolto non c’è comunicazione, perché diventa impossibile creare interazione tra te e le persone cui stai parlando, quindi niente dialogo.
Ma c’è di più: anche ascoltando con attenzione potresti non interpretare correttamente il significato di ciò che ti stanno dicendo. Ecco quindi l’importanza di conoscere il significato delle parole e il senso che tu e l’altro date ad esse.

• lo spazio fisico tra gli interlocutori (leggi il mio post sulla come influenzare gli altri con la prossemica)

Questo elenco degli aspetti importanti per avere una comunicazione efficace formano un’ottima griglia su cui riflettere e confrontarti: sai porti le domande giuste e riesci a darti delle risposte?

Come si è evoluta la comunicazione

Fin qui ti ho parlato di cose che immagino conoscessi perché sono da sempre i cardini della comunicazione.
Negli anni, invece, è cambiato l’approccio alla comunicazione.
La relazione ha assunto maggiore importanza rispetto al contenuto e si è affermato un approccio relazionale e sociale basato sul rapporto tra uomo e uomo e tra uomo e contesto.
Cosa voglio dirti con questo?
La comunicazione per essere efficace non si focalizza più solo su chi parla e su ciò che dice ma anche sul contesto in cui è inserito.
Tu sei all’interno di un sistema di relazioni, community, gruppi sociali, che generano comportamenti e reazioni di volta in volta diversi e hai fatto caso che nei diversi contesti cambia anche il tipo di comunicazione?

Per cui mi chiedo e ti chiedo: nell’era dei social network dove tutti si promuovono grandi comunicatori, quanto è complesso saper comunicare efficacemente?

I confini tra vita privata e vita professionale sono stati abbattuti e sono state stravolte vecchie logiche e convenzioni: le relazioni e le comunicazioni oggi si basano su collaborazione, trasparenza e condivisione. Anche sul lavoro vince chi ha un approccio collaborativo.

Scopri le debolezze della tua comunicazione

Per facilitarti il compito e raggiungere più velocemente una comunicazione efficace ho pensato a qualche domanda per farti capire se e perché la tua comunicazione non è efficace:

• Riesci a ascoltare colleghi e clienti per instaurare con loro una relazione trasparente?
• Hai difficoltà nel condividere conoscenze e competenze con altri?
• Hai la capacità di analisi per valutare il contesto sociale in cui operi?
• Hai la capacità di comprendere ciò che è utile a te agli altri (ascolto)?

Le caratteristiche della comunicazione efficace

Ti propongo ora alcune caratteristiche che rendono le comunicazioni efficaci.

Capacità di sintesi

Un messaggio breve e un messaggio conciso non sono la stessa cosa.
Essere concisi significa comunicare tutte le informazioni pertinenti senza aggiungere dettagli inutili o ridondanti.
Un messaggio breve, invece, può non contenere tutte le informazioni utili. Fai attenzione.

Considerazione delle visioni dell’altro

Per comunicare in modo efficace va considerato il punto di vista dell’altro, le sue necessità, il suo stato d’animo, modulando la comunicazione sulla base delle sue conoscenze e del suo modo di vedere la situazione.
Non tutti i tuoi interlocutori hanno le tue conoscenze quindi cerca di scoprire il prima possibile quali sono i limiti per evitare incomprensioni o, peggio, generare disinteresse.

Completezza

La comunicazione deve contenere tutte le informazioni necessarie per valutare la situazione. Comunicare in modo completo permette di raggiungere gli obiettivi in modo più rapido grazie al fatto che il ricevente ha tutte le informazioni per prendere le decisioni riducendo anche la quantità di domande e dubbi.

Concretezza

La concretezza rende la comunicazione efficace perché si basa su dati e fatti per supportare i contenuti.
Comunicare in modo concreto significa anche rispondere in modo preciso alle domande e sviluppare le argomentazioni.
La concretezza permette a chi ascolta di comprendere il messaggio in modo preciso e completo.

Chiarezza

Comunicare in modo chiaro significa concentrare gli sforzi su un solo obiettivo.
Elemento importante per la chiarezza è l’uso di terminologia appropriata al fine di ridurre fraintendimenti o ambiguità.

Credibilità

La comunicazione per essere efficace deve essere fatta in modo corretto.
Eliminare gli errori di grammatica o di sintassi migliora la chiarezza del messaggio e permette di acquisire credibilità come persona e, di conseguenza, aumenta la credibilità del tuo messaggio.

Conclusioni

Mi auguro che queste indicazioni ti siano utili e mi farebbe piacere poter arricchire questo post con i tuoi racconti, osservazioni e commenti.
Per darti la possibilità di farmi sapere la tua esperienza è attiva la funzione commenti qui sotto.
Puoi usare la sezione commenti anche per farmi delle domande, risponderò personalmente a tutti.
Buona giornata e buona comunicazione.

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri e corsi sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.