Gestire il proprio tempo in modo efficace impone scelte precise

Ricerche condotte in moltissime aziende e che anche noi abbiamo verificato, ci dicono che l’incapacità di programmare dettagliatamente le proprie attività giornaliere costano, a persona, mediamente 10 ore alla settimana, 40 ore al mese, ¼ del tempo lavorativo ovvero ¼ dello stipendio.

Il tempo è anelastico, sempre uguale. Dire non ho tempo equivale ad ammettere che il problema siamo noi.
L’efficienza è la capacità di agire o di produrre con la massima efficacia e con il minimo scarto di spesa, di risorse e di tempo impiegati. Purtroppo l’obiettivo di raggiungere l’efficienza incontra tre grandi ostacoli

  • La tendenza a rinviare
  • Le interruzioni
  • Le paure: la paura di essere giudicati poco collaborativi. La paura di perdere la stima dell’interlocutore. La paura a delegare. La paura del fallimento. La paura del cambiamento ovvero che i rapporti interpersonali si guastino. La mancanza di coraggio: so che dovrei dirti di no, ma non so come dirtelo.

Gestire il proprio tempo significa fare le cose importanti, non quante più cose possibili. Pensare di poter fare tutto è un’utopia che genera solo stress! È lo stress la causa principale dell’abbattimento della produttività. In Europa, delle giornate di lavoro perse, circa il 60% sono dovute a fattori di stress.

Nella maggior parte dei casi, gli aspetti che ci fanno perdere tempo sono: lavori fatti male (non solo da noi) e da rifare, tempo speso per attività quasi inutili o impiegato a compiere attività che stanno già svolgendo altri, tempo che perdiamo a inseguire le sollecitazioni altrui, tempo dedicato a ripetere o dire le stesse cose.
Le cause sono quasi sempre: problemi di organizzazione; scarsa o errata comunicazione; assenza di collaborazione; mancanza di disciplina; tendenza a non delegare, non saper dire di no, a rinviare; obiettivi e priorità non definiti o poco chiari.

Il time management, una necessità che impone scelte precise.
Il time management (gestione del tempo) non è una questione risolvibile solo a livello di cambiamenti organizzativi. E’ soprattutto una questione di priorità e di criteri con cui definire tali priorità.
Il time management è anche una questione di abitudini, di stili e modalità di soluzione di problemi e di gestione dei rapporti interpersonali, non sempre produttivi, che non consentono una gestione efficace ed efficiente del tempo.
Va precisato che non sempre è possibile rispettare la pianificazione temporale. Ma descriverla, è però un metodo di lavoro che consente di tenere sotto stretto controllo l’andamento di un progetto o un’attività. È poi bravura di chi stima i tempi riuscire anche a prevedere gli eventuali imprevisti e far sì che i margini di errore non impattino troppo negativamente sull’andamento dei progetti.

Per iniziare a dare una soluzione concreta al problema è fondamentale porsi degli obiettivi che siano S.M.A.R.T. – specifici; misurabili; accurati; realistici; tempificati assumendoli con un atteggiamento proattivo e continuativo, non a spot.
Ci sono diversi metodi per affrontare con sufficiente razionalità il problema. Eccone due:

  1. Griglia della decisione di Dwight Eisenhower

È efficace per decidere con rapidità quali sono i compiti prioritari. I criteri di priorità sono stabiliti. A-  urgenti e importanti, B – urgenti ma non importanti, C – urgenti ma non importanti, D compiti non importanti e non urgenti, tranquillamente da cestinare.

  1. Un altro metodo è quello delle 5 P

1) Prendere nota di compiti, attività, scadenze
2) Prevedere attività e durata
3) Pensare agli imprevisti che possono capitare
4) Problemi prioritari da affrontare
5) Controllo a Posteriori
6) Rubrica, agenda e diario

Vita e lavoro sono fatti di azioni e di risultati.

 

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Renato Tonon - Titolare di Risorse&Mercato

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri e corsi sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.

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