Scopri gli errori che rendono le riunioni INUTILI la seconda causa di perdita di tempo – deleteria e costosa – e come rendere le riunioni un evento formativo tra i più importanti.

Forse leggendo questo post ti ritroverai in alcuni dei casi che descriverò e se dovesse succedere, ti invito a leggere fino alla fine questo articolo. Anche i prossimi li dedicherò alla gestione delle riunioni aziendali.

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È mia intenzione fare in modo che leggendo le descrizioni dei casi aziendali tu possa capire quali sono gli errori che vengono commessi nella tua azienda nell’organizzazione delle riunioni e possa rimediare.

Il Wall Street Journal Europe ha effettuato una ricerca ripresa da Repubblica che rivela come la gestione della e-mail e la partecipazioni e riunioni e meeting occupano i manager per 20 ore la settimana: la metà (ndr. un terzo?) del tempo lavorativo.

Le riunioni aziendali devono quindi essere sempre utili, motivanti e remunerative.

Le tue riunioni sono sempre utili, motivanti e remunerative?

Per ottimizzare l’approccio alle riunioni partiamo da questi presupposti:

• La riunione deve essere vista come uno strumento di lavoro e come tutti gli strumenti, può essere usata bene o male. Il risultato è che le riunioni possono essere produttive o inutili e quindi generare un guadagno o diventare un costo.
• Il 50% del tempo del manager è impiegato in riunioni, perché, a grandi linee, il compito di chi gestisce un’azienda è di ricevere informazioni dalla sua struttura, elaborarle e trasformarle in progetti operativi da comunicare con altre riunioni al suo personale.

Vista l’importanza delle riunioni ai fini lavorativi e di crescita aziendale sarai d’accordo con me nel dire che le riunioni inutili vanno eliminate perché generano costi e non soluzioni.

Cosa caratterizza le riunioni inutili?

Le riunioni che fanno perdere tempo hanno delle caratteristiche sempre comuni

• durano troppo
• non risolvono alcunché
• producono più lavoro
• generano nuovi problemi

Se vuoi aggiungere qualcosa, scrivilo nei commenti sotto il post, mi farebbe molto piacere.

Gli errori che rendono una riunione INUTILE

Ovviamente non tutti i meeting sono inutili, per questo ti metto qui sotto un elenco di fattori che potrebbero trasformare una riunione costruttiva in una perdita di tempo per la maggior parte dei partecipanti.

• Manca un vero ordine del giorno: si parla di quello che via, via emerge.
• La riunione viene indetta all’ultimo momento.
• Mancano gli obiettivi chiari da raggiungere. (“Oggi trattiamo di…” non è un obiettivo).
• All’invito mancano orari e durata, che dovrebbe rimanere sotto i 90 minuti.
• Non ci sono limiti di tempo agli interventi.
• Non si concordano le azioni successive alla riunione: ci si affida a appunti o memoria.
• Partecipano troppe persone da diversi livelli del management.
• C’è distrazione tra i partecipanti alla riunione.
• La riunione è indetta a “sentiment”, senza una pianificazione.
• Non c’è nessun vincolo di risultato.
• Non si producono compiti per i partecipanti.

Ma in assoluto la grande inutilità delle riunioni si ha quando

• vengono indette solo per il mero obiettivo di esercitare il proprio status di capo!

A te è mai capitato di partecipare a riunioni che avessero una o più di queste caratteristiche?

Le riunioni costano, anche quelle inutili

Come tutte le cose anche le riunioni inutili determinano dei costi.
Tra i più evidenti ci sono:

• Il tempo perso dal personale per ritrovare un minimo di motivazione
• Il costo orario del relatore e quello di partecipanti.
• Il guadagno che le persone in riunione non hanno potuto produrre.
• La demotivazione e il calo d’entusiasmo (come ti sentite dopo 2/3 ore di sterili bla, bla?)

Come eviti le riunioni inutili

Le riunioni inutili sono la seconda causa di perdita di tempo dei manager e se ne sono accorte anche le grandi aziende che corrono ai ripari con metodi, a volte curiosi.
Tu come fai a fare in modo che le tue riunioni siano sempre il più produttive possibile?
Scrivi il tuo pensiero nei commenti qui sotto.
Se ti va, raccontami un esempio di riunione perfetta o uno di riunione pessima, risponderò personalmente e ne parleremo insieme.

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri e corsi sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.