Per risparmiare tempo devi fare in modo che le riunioni che organizzi siano sempre utili. La tua agenda e i tuoi collaboratori te ne saranno grati.

Esattamente come ho detto nella 1^a parte di “Come risparmiare tempo facendo riunioni utili“, le riunioni con i collaboratori sono un aspetto importante della vita aziendale perché sono elemento formativo e di direzione.
Durante i miei corsi per management insisto molto su questo punto ma spesso manager, venditori, quadri e professori in aula mi dicono che le riunioni possono diventare lunghe e fanno perdere tempo.

Come rimediare?

La riunione deve essere preparata

Per prima cosa devi decidere per risparmiare tempo è la durata della riunione e poi considera che una buona riunione necessita di un tempo di preparazione pari a due o tre volte la durata della riunione stessa. Il tempo da dedicare alla preparazione della riunione serve per poter condurre al meglio l’incontro avendo considerato tutte variabili e tutte le domande che potranno sorgere. Preparare una riunione è un lavoro impegnativo ma non potrai sperare in un buon risultato se non saprai programmare e definire tutti i passaggi occorrenti per giungere all’obiettivo finale.

La riunione e il suo svolgimento deve essere esaminato passo dopo passo e nulla può essere lasciato al caso, perché quando sarà il momento la tua attenzione dovrà essere dedicata agli interventi, ai contenuti che emergeranno e alla comunicazione non verbale dei partecipanti, per fare in modo che la riunione non porti a chiacchiere inconcludenti e quindi a perdite di tempo.

L’obiettivo della riunione deve esserti il più chiaro possibile, senza zone d’ombra o falsi scopi che renderebbero impossibile controllare il risultato raggiunto, quindi definisci subito un filo conduttore.

Immagina la riunione come un imbuto la cui apertura superiore corrisponde alla fase iniziale, la parte intermedia alla fase centrale e la parte più stretta alla fase conclusiva.
La parte iniziale deve essere studiata in modo da mettere a proprio agio i partecipanti, definire il linguaggio comune e le regole che verranno adottate dal gruppo.
La parte centrale è il momento in cui vengono evidenziati i punti focali, viene dato spazio ai partecipanti e si costruiscono le azioni successive per poter giungere alla conclusione agevolmente, con logica consequenziale.
La parte finale giungerà quasi spontanea portando al raggiungimento dell’obiettivo.

Decidi tu quale messaggio dovrà rimanere ai partecipanti

È chiaro che nel corso di un incontro tra più persone siano erogati tanti messaggi, spesso importanti quanto quello che vuoi trattare ma, a scanso di equivoci, il messaggio prioritario deve essere definito per bene e comunicato al gruppo.

Per supportare la tua tesi può essere molto utile usare immagini, video, schemi e esempi oggettivi dimostrabili.
L’uso di supporti multimediali e esempi ti concentrare al riunione sui contenuti e farà percepire ai partecipanti che ciò che stai dicendo è frutto di uno studio approfondito e non si tratta di tue opinioni personali dando quindi maggior valore alle tue decisioni.
A tal proposito puoi leggere il post Un segreto infallibile per essere leader del tuo team.

Attenzione al linguaggio

Per evitare di perdere tempo in riunione, quando la prepari, pensa bene ai partecipanti e immedesimati con loro in modo da tarare il tuo discorso ai meccanismi di comunicazione e al linguaggio di tutti: il segreto è parlare la stessa lingua.
Se la riunione è con persone dell’amministrazione un linguaggio da commerciale potrebbe risultare inefficace, se i partecipanti sono medici non potrai utilizzare il linguaggio che useresti con dei venditori o con gli amministrativi e così via.

Fai riunioni utili per far risparmiare tempo a tutta l’azienda

Applicare queste regole può sembrare un esercizio faticoso e un costo che sottrae tempo alle incombenze quotidiane ma non è così: preparare le riunioni permette di fare incontri efficaci ed efficienti che evitino quei difetti di comunicazione che generano i problemi che portano alla mancanza di tempo.

Ricordi una riunione particolarmente inutile a cui ai partecipato? Scrivilo nei commenti.

 

 

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Liberamente tratto dal libro come Gestire le riunioni

 

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Indice

 

Gli argomenti trattati da Gestire le riunioni per fare delle tue riunioni dei proficui momenti di incontro:

• Che cos’è la riunione
• La riunione deve essere preparata
• Il cosa fare per preparare una riunione
• Regole che i partecipanti ad una riunione devono osservare
• I cosa prima della riunione
• Cosa fare in riunione
• Caratteristiche di chi tiene la riunione
• Controllo e fasi della riunione
• Accorgimenti relativi alla comunicazione in riunione
• Accorgimenti relativi ai sussidi tecnici
• Check-up della riunione
• Sintesi dei concetti citati

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