Ci sono delle regole precise per fare in modo che le tue riunioni aziendali siano sempre utili e sono molto più semplici di ciò che pensi. Basta perdite di tempo: organizza solo riunioni UTILI.

Sei d’accordo nel dire che non c’è nulla di più inefficiente e frustrante di una riunione inutile.
In generale le riunioni sono preziose per i manager che possono discutere faccia a faccia progetti e iniziative importanti, ma possono diventare controproducenti se certi aspetti vengono lasciati al caso.

Utile e inutile: dov’è la linea di demarcazione?

Le riunioni non indispensabili costano alle aziende americane l’astronomica cifra di 37 miliardi di dollari all’anno.
Altre ricerche, nel frattempo, hanno dimostrato che gli impiegati passano più di 35 ore ogni mese in riunioni del tutto improduttive, la metà delle quali viene dipinta, dai protagonisti, come una completa perdita di tempo.

Nelle grandi aziende le riunioni sono un’assoluta necessità, ma per molti imprenditori la necessità deve essere quella di fare in modo che le riunioni siano focalizzate e mirate alla risoluzione di problemi precisi. Le riunioni devono essere utili.

Lasciando ad un testo più articolato le risposte legate all’organizzazione e la gestione di riunioni sempre utili, voglio mettere qui sotto alcuni principi chiave che possono aiutarti a indire solo riunioni molto produttive.

Comincia a chiederti:

• Quante persone possono partecipare alla riunione prima che diventi assemblea? Non più di 10.
• È davvero necessario incontrarsi di persona per risolvere il problema in questione? Spesso non serve.

Come organizzare riunioni produttive

Per ridurre i partecipanti alla riunione prova a far fuori la persona meno necessaria. Non è una cosa che la persona esclusa debba prendere sul personale: spiegategli che è semplicemente il modo migliore per rispettare il suo tempo prezioso.

Per aumentare la tua efficacia, fa una prova generale prima della riunione e pensa al fatto che la parte più importante di una riunione produttiva si fa prima prima di iniziare.
Se sei il relatore prenditi 15 minuti per controllare che tutto sia in ordine e nella giusta posizione.
Testa il computer, il proiettore e le attrezzature audio se ci sono e se dovrai usare una lavagna assicurati che ci siano gessi e cancellino.
Prova il collegamento in caso di video-conference o conference-call.

Talvolta si evita il questo controllo di preparazione pensando che sia solo una perdita di tempo, oppure perché non abbiamo tempo di farlo. Una forte motivazione che vi posso dare è di considerare quanto costa tenere diverse persone sedute in una stanza, a girarsi i pollici, perché qualcosa non funziona. Se poi, queste persone sono dirigenti è facile rendersi conto che anche pochi minuti di improduttività costano moltissimo all’azienda.

Per non perdere il filo, scegliete una persona che prenda appunti e poi rediga il verbale della seduta.

Per aumentare l’efficacia  assicurati che la riunione si concluda mettendo in evidenza i risultati e le prossime azioni da fare, fai in modo che siano incluse nel verbale e dopo la riunione fai avere il verbale a tutti i partecipanti al meeting, in modo che tutti sapranno cosa e stato deciso e quali saranno i compiti di ognuno.

Tra le cause principali di improduttività delle riunioni ci sono la scarsa memoria delle idee discusse e la mancata messa in atto delle cose decise.

Considera che le riunioni costano

Quando una riunione risulta necessaria decidi quanto tempo dovrà durare.

solo pochissime riunioni hanno bisogno di più di 40 minuti.

Un aneddoto dice che Sheryl Sandberg, manager di Facebook, sia nota per avere un quaderno contenente la lista dei punti che devono essere discussi ad ogni riunione ed ogni volta che un punto è stato discusso lo spunta e pone fine alla riunione, anche se sono passati appena 10 minuti.

Come relatore dovrai avere idee chiare e un obiettivo ben definito per poter essere più efficace perché la soglia di attenzione dei partecipanti a una riunione si riduce trascorsi 40/45 minuti, per crollare definitivamente a 90 minuti.

Nel panorama lavorativo moderno le riunioni sono indispensabili ma non devono prendere il posto del lavoro effettivo.

Citazioni

George Bernard Shaw: “Carissimi ospiti, parlerò poco perché ho molto da dirvi”
Peter Ferdinand Drucker uno dei massimi esperti di gestione aziendale che una volta ha detto:
“Una persona o fa una riunione o lavora. Non può fare entrambe le cose allo stesso tempo”.

Conclusioni

Secondo me ogni volta che un manager comunica con i suoi collaboratori svolge un’attività formativa.
Organizzare e gestire riunioni sempre utili farà di te un capo migliore agli occhi dei tuoi sottoposti e migliorerà l’efficienza del team.
Cosa ne pensi? Mi piacerebbe conoscere il tuo punto di vista.
Puoi usare il box dei commenti qui sotto, risponderò personalmente e ne potremo parlare.

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri e corsi sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.