Risparmia tempo facendo solo riunioni utili

Come risparmiare tanto tempo facendo riunioni utili (parte 1)

Fai solo riunioni utili che siano di vero aiuto al tuo lavoro e a quello dei tuo collaboratori. Le riunioni fanno parte del lavoro quindi ecco come organizzare gli incontri al meglio e risparmiare tanto tempo.

Le riunioni con i collaboratori sono un aspetto importante della vita aziendale perché sono elemento formativo e di direzione. Durante i miei corsi per management insisto molto su questo punto ma spesso i manager, venditori, quadri, professori in aula mi dicono che le riunioni possono diventare lunghe e fanno perdere tempo.

È accaduto anche a te?

Come deve essere la riunione

La riunione deve essere un momento di grande motivazione e concretezza e i partecipanti devono sentirsi entusiasti e pronti ad agire. Raggiungere questi risultati è possibile.
Le condizioni sono essere preparati e conoscere bene le regole alla base di un risultato eccellente.

Nell’ambito della gestione dei gruppi e più specificatamente dei collaboratori, la riunione rappresenta il principale strumento attraverso cui l’azienda comunica e controlla la sua struttura del marketing in e out.
La riunione deve essere solo un modo per incontrare le persone e discutere ma rappresentare un crogiuolo dove convogliare e fondere le idee migliori dello staff.
La riunione deve essere utile e diventare una palestra dove ci si forma e tutti insieme si cresce.

La riunione e il manager

Il manager moderno trascorre larga parte del suo tempo, circa l’80%, in riunioni, meeting, call e audit.
Questo dispendio di tempo dipende dal fatto che il manager è un gestore di risorse umane e un venditore di idee e quindi deve continuamente dare e raccogliere informazioni, progettare e controllore tutte le forze in campo – produzione, amministrazione e vendita.

L’errore comune

Per molti nel mondo imprenditoriale il concetto di riunione rimane distante da quello sopra descritto e la riunione viene vissuta come un momento di semplice e doveroso incontro e talvolta come terreno di competizione dove far prevalere le proprie visioni e manifestare il proprio potere, il potere del capo!
Questo errore viene commesso da chi non ha compreso il significato di cosa voglia dire riunirsi, non ha compreso le opportunità che una riunione può rappresentare e che in essa si possono cogliere. Sbagliato.

La riunione non deve essere un palcoscenico dove recitare e mettere in mostra o giustificare organizzata solo per esercitare il proprio ruolo direttivo.

Come fare solo riunioni utili

La riunione con i collaboratori può essere uno straordinario strumento di lavoro quando sono preparate con cura, con un obiettivo dichiarato e se sono esplicitati i vantaggi che la riunione produrrà. Per fare riunioni utili deve esserci un fil rouge che le renda alla fine proficue.

In particolare, avendo queste riunioni quelle regole vitali che distinguono gli incontri produttivi, costruttivi ed entusiasmanti da quelli dove invece si è esercitato un mero e sterile esercizio di contraddittorio, l’idea che si insinua nei partecipanti è che tutto sia stato utile, rapido e motivazionale, aspetto questo molto vantaggioso sia al morale del gruppo sia alla leadership di chi ha organizzata la riunione.

Conclusioni

Riunioni e i meeting non sono un costo da pagare alla professione o all’azienda ma una straordinaria fonte di informazione e crescita per il gruppo di lavoro.
Purtroppo so che sono ancora tante le occasioni in cui si partecipa a riunioni in cui viene detto in ore ciò che si sarebbe potuto dire con un’e-mail o comunque in pochi minuti e questo mi dispiace.
Hai un aneddoto divertente o curioso che riguardi una riunione a cui hai partecipato?
Mi farebbe piacere che lo scrivessi nei commenti qui sotto o, se preferisci puoi mandarmi una mail a renato.tonon@risorsemercato.it.

 

 


 

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Indice

 

Gli argomenti trattati da Gestire le riunioni per fare delle tue riunioni dei proficui momenti di incontro:

  • Che cos’è la riunione
  • La riunione deve essere preparata
  • Il cosa fare per preparare una riunione
  • Regole che i partecipanti ad una riunione devono osservare
  • I cosa prima della riunione
  • Cosa fare in riunione
  • Caratteristiche di chi tiene la riunione
  • Controllo e fasi della riunione
  • Accorgimenti relativi alla comunicazione in riunione
  • Accorgimenti relativi ai sussidi tecnici
  • Check-up della riunione
  • Sintesi dei concetti citati
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Renato Tonon - Titolare di Risorse&Mercato

Renato Tonon

Formatore e coach di manager e reti vendita in importanti aziende nazionali e PMI, con esperienza speciale nella gestione delle risorse umane e nella loro valorizzazione.
Autore di libri sulla vendita, sul management, sul team working e sulla comunicazione.
Ha collaborato con l'università di Padova.

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